Política de privacidad

1. Responsable y marco legal

1.1. El responsable del tratamiento de los datos personales descritos en esta política es Emmatech, nombre comercial de Emmanuel Villegas Sibaja, persona física con cédula de identidad 1-1856-0855 y domicilio en el distrito de Jesús, cantón de Atenas, provincia de Alajuela, República de Costa Rica (en adelante, «Emmatech»), a quien se puede escribir a info@emmatechcr.com.

1.2. El tratamiento se rige por la Ley de Protección de la Persona frente al Tratamiento de sus Datos Personales, N.º 8968, por su reglamento y por las demás normas aplicables de la República de Costa Rica.

2. Alcance y definiciones

2.1. Esta política se aplica al sitio web emmatechcr.com, a Centra, a los sistemas que Emmatech desarrolla a la medida para sus clientes y a la conexión opcional de esos sistemas con Google Drive. Las condiciones del servicio de Centra están en las Condiciones de uso.

2.2. Para efectos de esta política:

• Datos personales son cualquier información relativa a una persona física identificada o identificable.
• Titular es la persona física a quien se refieren los datos.
• Responsable es quien decide sobre la finalidad y el contenido de una base de datos.
• Encargado es quien trata datos personales por cuenta de un responsable y siguiendo sus instrucciones.
• Tratamiento es cualquier operación sobre datos personales, como su recolección, almacenamiento, uso, comunicación o supresión.

3. El sitio web

3.1. Medición de visitas. El sitio cuenta las visitas con Umami, un servicio de estadística que no usa cookies, no guarda la dirección IP y no sigue a las personas en otros sitios. Emmatech no usa Google Analytics ni píxeles de redes sociales.

3.2. Contacto. Los botones de WhatsApp abren esa aplicación con un mensaje sugerido, sin pasar por servidores de Emmatech. Los mensajes y correos que una persona envía a Emmatech, con los datos que incluya, se usan para atender su consulta y, en su caso, para preparar y ejecutar la relación comercial.

3.3. Servicios externos. El sitio carga sus tipos de letra desde Google Fonts, por lo que Google puede conocer la dirección IP desde la que se visita. Centra consulta el tipo de cambio en el servicio público del Ministerio de Hacienda, sin enviarle datos personales.

4. Centra

4.1. Datos de la cuenta. De la persona que registra un negocio, y de cada usuario que se agrega después, Centra guarda el nombre, el correo electrónico, el teléfono cuando se indica, el nombre del negocio, el rol y los permisos. Las contraseñas se guardan transformadas mediante una función criptográfica irreversible, de modo que nadie, incluido Emmatech, puede conocerlas.

4.2. Datos técnicos y de seguridad. Para proteger las cuentas, Centra registra la dirección IP de los intentos de inicio de sesión y de ciertas solicitudes, con el fin de limitar intentos abusivos, así como la fecha del último acceso de cada usuario. De cada inicio de sesión registra la fecha, la hora y el tipo de dispositivo y de navegador, información que los administradores del negocio pueden consultar. Al registrarse, una verificación contra robots analiza señales técnicas del navegador. Centra mantiene además un registro de cambios que indica qué usuario hizo cada cambio y cuándo, visible para los administradores del negocio.

4.3. Horario de acceso. Los administradores de cada negocio pueden fijar los días y las horas en que cada usuario puede usar Centra. Fuera de ese horario, Centra no le permite iniciar sesión y bloquea la pantalla si ya la tenía abierta, para lo cual consulta la hora del servidor o, sin conexión, la del dispositivo.

4.4. Pagos. Los pagos por PayPal se realizan en la plataforma de PayPal. Emmatech no ve ni guarda los datos de la tarjeta o de la cuenta de PayPal, y solo recibe de PayPal el estado de la suscripción y las fechas de cobro. En los pagos por SINPE Móvil, Emmatech conserva el comprobante que envía el cliente, con el nombre de quien paga, el monto, la fecha y la referencia, como respaldo del pago. Para registrarlo, el comprobante es leído por un servicio de inteligencia artificial que recibe únicamente esa imagen.

4.5. Correos. Centra envía correos para confirmar la dirección, restablecer contraseñas, invitar usuarios y avisar del estado de la suscripción, por medio de un proveedor de envío de correos. Emmatech no envía publicidad.

4.6. Uso sin conexión. Para funcionar sin internet, Centra guarda en el navegador del dispositivo una copia de la información que el usuario consulta, los cambios pendientes de sincronizar y una huella de la contraseña que no permite recuperarla, usada solo para desbloquear la pantalla sin conexión. Esa copia se borra al cerrar la sesión.

5. Datos que los clientes registran en Centra

5.1. La información que cada negocio registra en Centra, como los datos de sus clientes, proveedores y personal, pertenece a ese negocio y se guarda en una base de datos propia, separada de la de cualquier otro negocio.

5.2. Respecto de esa información, el negocio que usa Centra es el responsable y Emmatech actúa como encargado: la trata solo para prestar el servicio, no la vende ni la usa para fines propios, y accede a ella únicamente cuando el negocio lo solicita para recibir soporte o cuando una autoridad competente lo ordena conforme a la ley.

5.3. Quien desee ejercer sus derechos sobre datos registrados por un negocio que usa Centra debe dirigirse a ese negocio. Emmatech colaborará con el negocio para atender la solicitud, y si la recibe directamente se la trasladará.

5.4. Cuando una persona acepta una invitación para usar Centra, se le solicitan su número de identificación, su teléfono, su fecha de nacimiento, su dirección y un contacto de emergencia, y de forma opcional una cuenta bancaria IBAN. Esos datos quedan en la ficha de personal del negocio que la invitó, que es su responsable conforme a la cláusula 5.2, y solo pueden verlos las personas a quienes ese negocio da acceso a su equipo o a su planilla.

6. Sistemas a la medida

6.1. Los sistemas que Emmatech desarrolla para un cliente funcionan en la infraestructura de ese cliente, y los datos que contienen le pertenecen. Emmatech actúa como encargado: accede solo cuando el cliente lo solicita para dar soporte, con un acceso que vence automáticamente, y cada ingreso y cada cambio quedan en un registro que el cliente puede revisar.

6.2. Quien use uno de esos sistemas como empleado o como cliente de un negocio debe dirigirse a ese negocio, que decide qué datos se guardan y por cuánto tiempo. Emmatech puede ponerlo en contacto si lo solicita.

7. Conexión con Google Drive

Los sistemas a la medida guardan un respaldo diario. Además, una vez al mes pueden enviar una copia al Google Drive del propio cliente, para que sus respaldos no estén todos en el mismo lugar. Esta conexión es opcional y la activa un administrador del cliente.

Permiso que se solicita

Uno solo: https://www.googleapis.com/auth/drive.file

Uso del permiso

Crear una carpeta en el Drive del cliente y subir en ella, una vez al mes, el archivo de respaldo de su propio sistema. Ningún otro.

Límites del permiso

Con ese permiso, la aplicación solo puede ver los archivos que ella misma creó. No puede leer, listar, modificar ni borrar ningún otro archivo del Drive del cliente. Este límite lo impone Google al permiso, con independencia de lo que haga la aplicación.

Qué se guarda y dónde

El respaldo queda en el Drive del cliente, en una carpeta de su cuenta, y Emmatech no recibe copia. De la autorización, el sistema guarda la credencial que emite Google para subir el archivo de cada mes, cifrada dentro de la base de datos del sistema de ese mismo cliente y para ese único fin.

Uso limitado

La información recibida de las API de Google se usa únicamente para prestar el servicio de respaldo descrito. No se vende, no se transfiere a terceros, no se usa para publicidad ni para entrenar modelos, y ninguna persona la lee, salvo que el cliente lo pida expresamente para resolver un problema suyo.

Emmatech’s use and transfer of information received from Google APIs to any other app will adhere to the Google API Services User Data Policy, including the Limited Use requirements.

Cómo se revoca

De cualquiera de estas dos formas:

• Desde el sistema, en la pantalla de Respaldos, con el botón de desconectar. La credencial se borra en ese momento.
• Desde la cuenta de Google, retirando el acceso a la aplicación en las aplicaciones de terceros con acceso a la cuenta.

Los archivos que ya estaban en el Drive siguen siendo del cliente y permanecen en su cuenta hasta que él decida borrarlos.

8. Finalidades y consentimiento

8.1. Emmatech trata los datos personales para:

• Crear y administrar las cuentas y prestar los servicios contratados.
• Gestionar las suscripciones, los cobros y los comprobantes de pago.
• Enviar las comunicaciones necesarias sobre el servicio.
• Proteger las cuentas y los sistemas frente a accesos no autorizados y usos abusivos.
• Atender consultas, solicitudes de soporte y el ejercicio de derechos.
• Cumplir obligaciones legales, contables y tributarias.
• Conocer, de forma agregada y sin identificar a nadie, cómo se usa el sitio.

8.2. Emmatech no usa los datos para publicidad, no elabora perfiles comerciales de las personas y no toma decisiones automatizadas que produzcan efectos jurídicos sobre ellas.

8.3. Al crear una cuenta, o al enviar sus datos a Emmatech, el titular otorga su consentimiento libre, expreso e informado para el tratamiento descrito. Los datos marcados como obligatorios en el registro son necesarios para crear la cuenta; sin ellos no es posible prestar el servicio. El titular puede revocar su consentimiento en cualquier momento, sin efecto retroactivo, conforme a la sección 12.

9. Destinatarios y transferencias

9.1. Emmatech no vende, alquila ni cede datos personales, ni los comparte con terceros para fines publicitarios.

9.2. Para prestar sus servicios, Emmatech se apoya en proveedores que tratan datos por su cuenta y solo para ese fin: un proveedor de infraestructura en la nube que aloja el sitio y Centra y realiza la verificación contra robots, PayPal para los pagos, un proveedor de envío de correos, un proveedor de inteligencia artificial para leer los comprobantes de SINPE Móvil, Umami para la medición de visitas y Google para los tipos de letra del sitio y, cuando el cliente la activa, la conexión con Google Drive.

9.3. Algunos de esos proveedores tratan los datos fuera de Costa Rica. Emmatech elige proveedores que ofrecen garantías adecuadas de seguridad y confidencialidad, y les transmite solo los datos necesarios para su función.

9.4. Emmatech puede comunicar datos personales cuando lo ordene una autoridad competente conforme a la ley.

10. Conservación

• Datos de la cuenta de Centra: mientras la cuenta exista.
• Datos de un negocio en Centra: mientras su suscripción esté vigente. Si deja de pagar, se conservan tres meses en solo lectura y después se eliminan, conforme a las Condiciones de uso. Los mecanismos de respaldo permiten restaurar los datos de los treinta días anteriores, por lo que una eliminación se completa en los respaldos al término de ese plazo.
• Registros de pagos y comprobantes: durante el plazo que exija la legislación contable y tributaria.
• Registros de seguridad: durante el tiempo necesario para su fin.
• Sistemas a la medida: respaldos diarios durante cuatro semanas y copias mensuales durante un año, salvo que el contrato del cliente disponga otra cosa.
• Credencial de Google Drive: hasta que se revoque la conexión.
• Mensajes y correos de contacto: mientras dure la relación y, después, durante el plazo que exija la ley.

11. Seguridad

Emmatech aplica medidas técnicas y organizativas razonables para proteger los datos frente a su pérdida, alteración y acceso no autorizado, entre ellas: comunicaciones cifradas, una base de datos separada para cada negocio, contraseñas transformadas en forma irreversible, límites a los intentos de inicio de sesión, accesos según el rol y los permisos de cada usuario, bloqueo de la pantalla por inactividad, registro de cambios y respaldos. Ningún sistema es completamente invulnerable; si ocurriera un incidente que afecte datos personales, Emmatech lo comunicará a los titulares afectados y a la autoridad, conforme a la ley.

12. Derechos de las personas titulares

12.1. Toda persona titular puede ejercer en cualquier momento sus derechos de acceso, rectificación y supresión de sus datos personales, así como revocar su consentimiento, en los términos de la Ley N.º 8968.

12.2. Para hacerlo, debe escribir a info@emmatechcr.com desde el correo asociado a sus datos o acompañando un documento que acredite su identidad, e indicar el derecho que desea ejercer. El trámite es gratuito, y Emmatech responderá dentro de los plazos que establecen la ley y su reglamento.

12.3. Algunos datos pueden conservarse después de una solicitud de supresión cuando una obligación legal lo exija, por ejemplo los registros contables de los pagos.

12.4. Si el titular considera que sus derechos no fueron atendidos, puede acudir a la Agencia de Protección de Datos de los Habitantes (Prodhab).

13. Cookies y almacenamiento local

El sitio no usa cookies. Centra usa una única cookie, estrictamente necesaria, para mantener abierta la sesión del usuario. Tanto el sitio como Centra guardan en el almacenamiento local del navegador las preferencias de idioma y de tema, y Centra guarda además la copia para uso sin conexión descrita en la sección 4.6.

14. Personas menores de edad

Los servicios de Emmatech están dirigidos a negocios y no a personas menores de edad. Emmatech no recoge a sabiendas datos de menores. Los negocios que registren en Centra datos de personas menores de edad, por ejemplo de clientes o de su personal, son responsables de contar con la autorización de sus representantes legales.

15. Cambios a esta política

Emmatech puede actualizar esta política. La versión vigente se publica en esta página con su fecha. Si un cambio afecta de manera sustancial el tratamiento de los datos de los usuarios de Centra, Emmatech lo avisará por correo electrónico antes de que entre en vigor.

16. Contacto

Emmatech, Costa Rica.
info@emmatechcr.com
+506 6273 6462

Esta política también está disponible en inglés. En caso de diferencia entre las dos versiones, prevalece la versión en español.